Co je kancelářská práce a pracovní postup?

Úspěch v podnikání do značné míry závisí na jehosprávnou organizaci. Manažeři i běžní pracovníci by měli vědět, co je kancelářská práce. Jaké jsou jeho vlastnosti, jaké druhy jsou a jaké regulační dokumenty by měly být vzaty v úvahu při organizaci pracovního postupu?

Co je kancelářská práce?

Každá organizace, bez ohledu na formuvlastnictví a vlastnosti, vytváří v průběhu své činnosti řadu článků. Mohou to být příkazy a dopisy a protokoly. Všechny se týkají organizační a administrativní dokumentace.

Kancelářská práce je vytvořenídokumenty organizace, prováděné podle určitých pravidel a požadavků. Častěji v podnicích jsou přiděleni zvláštní zaměstnanci, kteří jsou obsazeni pouze v této oblasti. V malých firmách může být funkce tajemníka přidělena téměř všem zaměstnancům.

Pokud rozumíte podstatě terminologie (co jekancelářská práce), pak bude zřejmé původ slova. To především určuje oficiální informace o hmotném médiu. Během tohoto procesu je vytvořen organizační a administrativní dokument, který následně iniciuje určité akce.

Pojem "správa záznamů" se objevil už dávno, ale teprve v polovině minulého století byl formalizován a byl stanoven v normativních dokumentech na státní úrovni.

Kancelářská práce a oběh dokumentů - co to je?

Organizace nemůže existovat nezávisle na tomprávních předpisů. V něm je vždy kancelářská práce a oběh dokumentů. Co to je, jaké jsou specifika převodu cenných papírů, jak je správně zaregistrovat? Tyto problémy řeší odborníci: tajemníci, archiváři, zaměstnanci personálního oddělení.

Kancelářská práce zahrnuje záznam informacína materiálním nosiči, vytvoření papírového nebo elektronického zákona. Na základně je postaven workflow organizace - pohyb objednávku nebo dopis od svého vzniku k výkonu a zaslání archivu nebo zničení.

V závislosti na tom, kde je podnik vytvořens ohledem na zaměstnance a řízení organizace je tok dokumentů rozdělen na externí a interní. Ze zdroje bude záviset na další cestě pořadí, příkazy, písmena.

Interní pracovní postup organizace předpokládá následující fáze:

vytvoření návrhu dokumentu;
koordinace;
podpis návrhu dokumentu, datum a registrační číslo; od okamžiku registrace se považuje za oficiálně vystaven a přijat k provedení;
přinášení obsahu umělcům a kontrole;
provádění pokynů;
provedení provedeného dokumentu pro následné uložení v závislosti na čase a nutnosti;
zničení obchodních dokladů s uplynutým termínem nebo registrace pro archivaci.

Fáze vnějšího oběhu dokumentů jsou obecně podobné, existují však určité rozdíly:

Dokumenty přicházejí do společnosti zvenčí. Mohou to být dokumenty vyšších a nižších organizací, poboček, normativních aktů úředních orgánů, soudních příkazů, občanských listů.
Všechny obchodní dokumenty obdržené v organizaci musí bezpodmínečně projít registračním řízením. To potvrzuje, že jsou převzaty k ovládání.
Další etapou je práce s dokumentem, obeznámenost nebo provádění pokynů.
Je-li to nutné, oficiální odpověď.
Poslední etapou je registrace pro dlouhodobé nebo archivní skladování a případné zničení.

Navíc ve vztahu k vedení organizace se rozlišují tyto typy pracovních postupů:

vzestupně - od podřízených k nadřízeným (vysvětlivky);
směrem dolů - od vedení k zaměstnancům (zakázky);
horizontální - mezi vrstevníky (úkony, protokoly).

Veškeré fáze pohybu dokumentu jsou fixovány ve speciálních časopisech. Mohou být prováděny v několika variantách:

protokoly o pohybu dokumentů;
dokladové karty;
správa elektronických dokumentů je u většiny organizací nejběžnější.

Charakteristiky vedení soudních rejstříků

Mnozí se ptají, co je soudníkancelářské práce a jaký je rozdíl od obecné. Soudní spor je mírně odlišný balík dokumentů a hmotných důkazů. Správné ukládání a přesun zajišťuje transparentnost systému vymáhání práva. Správa soudních záznamů, na rozdíl od organizačních záznamů, nemůže být dobrovolná. Řídí je oprávněná osoba a je přísně kontrolována. Pro něj jsou všechny stupně včetně destrukce normativně a přísně definovány.

Funkce tajemníka

Většina zaměstnanců podniku velmi neurčitě představí, co kancelářská práce a oběh dokumentů jsou. Pro tajemníka je to profesionální činnost.

Sekretariát podniku plní hlavní funkci podpory správy dokumentů. Podle formy a zvláštností práce je organizace kancelářské práce podniku rozdělena do následujících typů:

Centralizovaná - všichni sekretáři jsou ve stejném oddělení a hlásí se hlavnímu úředníkovi nebo vyššímu sekretáři.
Decentralizované - tajemníci a zaměstnanci vykonávající své povinnosti jsou rozptýleni v organizačních jednotkách a jsou podřízeni různým orgánům dohledu.
Smíšený - nejčastěji se vyskytuje ve velkých organizacích.

Zvláštnosti oběhu dokumentů v podniku budou přímo záviset na formě přijatého sekretariátu.

Instrukce o kancelářské práci

Bez ohledu na velikost a formu vlastnictví, vkaždá organizace by měla mít regulační akt upravující pohyb dokumentů. Co je příručka k záznamům a jak je kompilovat? Tento problém znepokojuje nejen tajemníky, ale i vůdce.

Pokyn pro práci v kanceláři je internínormativní akt organizace, schválený příkazem nebo příkazem k řízení, na dobu neurčitou. Popisuje všechny etapy průchodu dokumentu, seznamy příspěvků, jejichž podpisy dokládají pravost úředních dokladů, poskytuje příklady návrhů, formulářů a formulářů.

Řízení kancelářské práce

U malých organizací s nízkou úrovní oběhu dokumentů (méně než 200 za rok) není pochyb o tom, co je řízení správy záznamů. Všechno je rozhodováno samotnými zaměstnanci nebo dokonce hlavou.

Pokud povinnosti vedení evidence nejsoujsou pro zaměstnance přímé a nejsou uvedeny ve své pracovní smlouvě, pak by mělo být vydáno nařízení o uložení těchto funkcí. Tento dokument by měl podrobně uvádět další odpovědnosti, odpovědnosti a náhradu.

Vlastnosti správy osobních záznamů

Pokud je v organizaci alespoň jeden zaměstnanec,pak bude nutné vytvořit pracovní dokumenty. Otázka, co je vedení osobních záznamů, je obzvláště aktuální u podniků s malým počtem zaměstnanců.

Správa osobních záznamů je poskytovánímpohyb konkrétních dokumentů souvisejících s pracovní činností zaměstnanců podniku. Obvykle jsou tyto povinnosti prováděny zaměstnanci zvláštní jednotky - personálního oddělení. Mezi jejich funkce patří přijímání, zpracování a uchovávání dokumentace personálu. Zahrnuje zpracování tajných osobních údajů.

Personální pracovní postup se obvykle provádí odděleně od obecné práce s dodržováním pravidel utajení a paměťových prvků.

Optimalizace kancelářské práce

Navzdory rychlému rozvoji digitálních technologiítechnologií, mnoho organizací je obtížné optimalizovat pracovní postup. Pokračujte ve starém způsobu, jak zachovávat korespondenci s papírem a provádět pravidelné záznamy o registraci.

To je způsobeno dvěma faktory: