Kancelářská práce - co to je? Kancelářská práce a oběh dokumentů

Úspěch mnoha organizací závisíz řádně postavené práce. Každý zaměstnanec, a ještě více, by měl rozumět kancelářské práci. Co je to, jaké jsou jeho vlastnosti, hlavní typy a co se uvažuje při organizaci workflow?

Základní pojmy

Každá společnost, bez ohledu na její status apočet zaměstnanců v průběhu své činnosti produkuje a zpracovává velké množství dokumentů. Všechny se týkají organizačních a administrativních dokumentů. Mezi hlavní pojmy v této věci patří administrativní práce a oběh dokumentů.

Kancelářská práce se nazývá druh činnosti,který zajišťuje vytváření oficiálních dokumentů a organizuje spolupráci s nimi. Řízením dokumentů se rozumí typ činnosti, která je zaměřena na organizaci pohybu dokumentů ve firmě od okamžiku vytvoření nebo přijetí do okamžiku dokončení práce s nimi (zaslání adresátovi, doručení do archivu).

Často pro kancelářskou práci organizace přidělí jednoho nebo více zaměstnanců, kteří kontrolují proces.

Žádný podnik nemůže existovatbez ohledu na právní předpisy. Právě to upravuje kancelářskou práci a oběh dokumentů. Otázky v těchto oblastech řeší sekretáři, archiváři a zaměstnanci personálního oddělení.

Kancelářská práce je založena na opravě datvytvořením papírového nebo elektronického zákona. V tomto ohledu existuje oběh dokumentů, tedy pohyb dokumentu od doby, kdy byl vytvořen k jeho provedení. Cirkulaci dokumentů lze rozdělit na interní i externí.

Interní obrat dokumentů představuje následující etapy:

1. Zpracování návrhu dokumentu.
2. Koordinace s managementem.
3. Podpis dokumentu.
4. Registrace dokumentu: datum a číslo (po zveřejnění dokumentu se považuje za přijaté k provedení).
5. Poskytování informací adresátovi a kontrole.
6. Provedení.
7. Zveřejnění vyplněného dokumentu.
8. Zničení nebo archivace papírů, jejichž platnost vypršela.

Vnější obrat zahrnuje následující fáze:

1. Přijetí dokladu ve společnosti.
2. Registrace přijaté dokumentace (je nutné kontrolovat provádění dokumentů).
3. Práce s korespondencí: seznámení, realizace.
4. V případě potřeby proveďte odpověď.
5. Registrace do archivu nebo zničení.

Pokud jde o řízení, tok dokumentu je:

• vzestupný (od podřízeného k vedoucímu);
• sestupné (od orgánů k podřízeným);
• horizontální (mezi podřízenými).

Každý pohyb dokumentu musí být zaznamenán ve zvláštním časopise. Může se jednat o knihu knihy, dokumentaci, elektronický deník atd.

Kdo je zodpovědný

Někteří zaměstnanci se ani nedostanoukancelářské práce. Co to je, sekretář dobře ví, protože to je jeho přímá povinnost sledovat oběh dokumentů v organizaci. Sekretariát je povinen vykonávat hlavní funkce zajištění kanceláře s dokumenty. Vzhledem k formě a vlastnostem práce lze pracovní postup rozdělit na:

1. Centralizováno. Celý sekretariát je v jednom oddělení a je podřízen jedinému nadřízenému. Může být vedoucím sekretářem nebo úředníkem.
2. Decentralizováno. Tajemníci, stejně jako zaměstnanci, kteří mohou plnit své povinnosti, pracují v různých divizích společnosti a jsou podřízeni různým vedoucím.
3. Smíšené. To se často vyskytuje ve velkých podnicích. Organizace kancelářské práce bude přímo záviset na tom, jaký sekretariát je přijat.

V malých organizacích je funkceúředník může vykonávat každý zaměstnanec, kterému je tato povinnost svěřena, nebo sám vedoucí. Pokud tyto funkce nepředepisuje zaměstnanec v pracovní smlouvě, pak pro jejich provedení je nutné vydat dodatečnou dohodu, kde budou uvedeny, a také uvést výši peněžité odměny za plnění povinností úředníka.

Pokyny

Bez ohledu na velikost společnosti a její podobu by manažer neměl zanedbávat dostupnost pokynů k vedení záznamů.

Pokyn není jen normativní zákon,což umožňuje úpravu kancelářské práce. Co to je? Jedná se o interní dokument společnosti, který je schválen příkazem k řízení, který nemá datum vypršení platnosti.

Zde jsou předepsány hlavní etapy pohybu dokumentů, seznam úředníků oprávněných k podpisu dokumentu, vzorky vyplňujících a vyplňujících formulářů.

Řízení lidských zdrojů

Zamyslíme se nad personální kanceláří. Co to je? Pokud je v organizaci nejméně jeden zaměstnanec, musí být pro ně nezbytně sestaveny příslušné dokumenty.

Pod pracovním postupem se rozumí pohybzvláštní dokumenty týkající se práce občana. V mnoha případech je údržba tohoto druhu dokumentace svěřena personálnímu oddělení. Musí obdržet dokumenty od zaměstnance, zpracovávat a uchovávat je podle pravidel uvedených v Předpisu. Kromě toho jejich povinnosti zahrnují zpracování osobních údajů, včetně tajných údajů.

Personální administrativní práce jsou prováděny odděleně od obecné, v souladu s pravidly důvěrnosti.

Optimalizace

Ve věku špičkové technologie a výpočetní techniky existujeMnoho podniků, nikoliv malých, pokračuje v provádění papírování. Dokumenty o vedení záznamů jsou stále registrovány v běžných časopisech a dopisy jsou zasílány poštou.

To je zaprvé kvůli neochotě zaměstnancůopakovaně se vzdělávají a za druhé ne všichni mají finanční podporu. Ale každý manažer by měl pochopit, že významné investice do optimalizace v budoucnosti mohou výrazně snížit náklady společnosti.